商务英语:英文邮件开头和结尾常用语及例句

        用地道的英语写一封商务英语邮件是职场人士、尤其是外企或外贸企业白领们的必备技能,合适的措辞能够恰到好处地显示你的英语水平,让人觉得读起来非常顺畅自然,又能够对你要处理的事情起到事半功倍的作用。这看起来很难,其实只要熟练使用一些商务英语邮件常用语,就可以实现上述目的,瞬间让你的邮件脱颖而出。

商务英语:英文邮件开头和结尾常用语及例句

        到底有那些地道的商务英语邮件常用语,我们在写邮件时又有哪些需要注意的呢?

一、商务英语邮件常用语之“称谓篇”

        一封商务英语邮件就如同中文的信件一样,起始需要写明相关的称谓,即你对于将要阅读这封邮件人的称呼。

        如果你是第一次发邮件联系对方,不管如何,最为妥当的方式使用“Dear Mr. / Ms.”加对方的姓氏为开头,虽然略显得传统,但绝对不会出错。收信人是男士的话用Mr.,如果是女士,在你不知道她已婚或者未婚的情况下, 一律用Ms.更为稳妥。

        倘若你实在不知道对方的姓名,那么至少打听一下对方的Title(头衔),使用“Dear ”+ Title来称呼对方,这样也显得非常礼貌。

        如果你对于收信人实在一无所知,那么“Dear Sir / Madam”就是你的最佳选择,当然,在公司内部或者同比较熟悉的客户,再用Dear开头的句式就会让人觉得有些别扭。因此,就可以简单地用“Hello”,“Hi”,“Hey”或者直接称呼对方的名字都可以。有些公司内部也有要求商务邮件一律用“Mr.”或“Ms.”作为开头的称谓。

        大家需注意的是,有两种说法一定要慎用。第一是“Dear All”,除非是给全体的公司员工群发邮件,不然尽量少用;第二是“To whom it may concern”(至相关人员),多在你无法确定对方的身份和具体称呼时才使用。一般而言,以上两种说法开头的邮件,在公司内部十有八九都会被忽视,毕竟大家都会觉得这不关我的事,我不concern,然后这封邮件就直接进了回收站。

 

二、商务英语邮件常用语之“开头结尾”

        商务英文电子邮件的开头一定要简明扼要,在礼貌地称呼对方后,直接单刀直入,在对方还未决定是否要将你的邮件关闭之前,将自己的内容简明扼要地表达出来。一般常用的开头有几类,适用于不同的情况:

求职、询价、确认或者通知时,可以直接用“I am writing to confirm/ enquire / inform…”(我想要确认/咨询/通知…)加上你的目的。

        I am writing to apply for …我想要申请…

        I am writing to enquire about your prices…我想要询问贵方的报价…

        想要对方看你的附件,常用语I enclose … for your reference.或者Please check the attachment.请查收附件。

        想要咨询一些问题,就直接把你的问题列出来:I have some questions about…或者For …, I have the following questions: …我有以下几个问题。

        如果是对之前的邮件、电话等往来事宜的后续讨论和补充,就可以记住以下几个常用语:

        With reference to our telephone conversation 关于我们在电话中谈的

        As you requested… 根据您的要求…

        As mentioned before…如之前所述…

        如果是正式通告某人事情,可用的常用语有:

        Please be advised/ be informed / Be noted that…请知悉…

        如果你只是想要表示感谢,就可以用Thank you for…感谢你…的常用句式。

        邮件的结尾常用语则相对简单些,可以再次表示感谢Thank you for your kind cooperation/ understanding/ consideration.感谢您的合作/理解/关照,等等。

        最后千万别忘了结尾词和你的名字信息,常用的结尾词有Yours sincerely/ cordially/ faithfully(你真诚的/热忱的/忠诚的)或者Respectfully(此致敬礼),另外,Regards也是极其常见通用的结尾词。

        使用好以上的商务英语邮件常用语,一定会让你的邮件如虎添翼,使命必达!

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