英语电子邮件的写作注意事项

更新时间:2016-06-08 14:40:00



  在商务往来中,电子邮件已成为现代工作场所和生活中重要的通信工具之一,但不是每个人都能很好地使用这个工具。尤其在商务英语中,好的电子邮件不仅是英语水平的体现,更是保障正常商务交流的前提。如何写好英语电子邮件呢?TutorABC外教老师和大家一起来分享英文电子邮件的写作注意事项。

  首先,了解下邮件的组成部分。

  发送邮件之前,必须搞清楚邮件该如何使用,邮件的各项要素都是如何填写的。一般标准的邮件都有一下几个主要的组成部分,这些都是必须要正确无误的填写,才是一份完整的邮件。

  To:email接收者邮箱地址;

  From:email发送者邮箱地址;

  CC:抄送,接受抄送文件的人的电子邮箱地址,并且收件人知道此抄送信息。

  Bcc:密件抄送,接受抄送文件的人的电子邮箱地址,而收件人不知道此抄送信息。

  Subject: 主题,即这份email的主要内容是什么,收件人能在其信箱中的邮件列表中清晰浏览此内容。。

  Message text area :正文,邮件文章内容。

  Attachments :附件栏,邮件附带的附件信息。

  第二、写邮件时要注意语气和措辞。

  对于英语基础不是特别扎实的同学来说,适当积累一些常用句型,对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。商务邮件不需要过多的寒暄,恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。邮件主题字数最好不要过多,一般在25-35之间。写完主题,正文开头第一句可以开始说明邮件的目的,比如:I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备,接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长,阐述清楚即可,不需要过多修饰。

TutorABC特别提醒,邮件正文的语气和措辞要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达,而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时,非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

  另外,恰当的称呼也是很有必要的,在英语电子邮件的写作中,很多正式信函中的套话、问候语、结束语渐渐被省略了。但是为了更好的表达友好还是很必要的。特别是在邮件开头加上问候语能使信件读上去更加的友好和人性化。很常见的E-mail中的问候语和称呼如:

  Hello, Mike,

  Greetings!

  Hi, Jason,

  第三、检查拼写保证语法准确无误。

  英语电子邮件的写作注意事项最重要的一项,就是在电子邮件中看到错误,这样是很让人厌烦的,明显给人不尊重的态度,要知道使用错误语法只会降低公司和你自己在收件人眼中的公信力。所以TutorABC建议在写完后检查语法和拼写。确保发送的邮件不要有拼写错误,可以先用电脑自动检查一遍,不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事,却反映出办事的态度,千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。


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